Protocolo Videoconferencia

Protocolo Videoconferencia

Paso I. Llamar (vía VoIP, Correo Electrónico) a Dirección General a la persona encargada de la Programación.


Paso II. Diligenciar El formato enviado por la persona encargada de la programación para caracterizar la videoconferencia. (Acordar horarios, publicación y participantes).

Paso III. Esperar La respectiva aprobación o Concertación de la persona encargada (ver paso I).

Paso IV. Preparar el tema a tratar y Montarla En la dirección y fecha Especificada en la aprobación.

Paso V. Una vez instalados los equipos para la video conferencia preparar la presentación como moderador y dar inicio a la misma.



Tenga en cuenta los siguientes aspectos en el protocolo de video-conferencia:

ESPACIO FÍSICO
ILUMINACIÓN
ACÚSTICA
PRESENTACIÓN PERSONAL


SI USTED DESEA GRABAR LA VIDEOCONFERENCIA SIGA EL SIGUIENTE INSTRUCTIVO:

Digitaremos en el explorador la siguiente dirección:
http://172.20.41.13
En el campo Recording ID ingresaremos el número con el cual ha sido identificada la videoconferencia.
El campo de PIN debe permanecer vacío.
En el campo MEDIA seleccionaremos la opción que usaremos para reproducir, según se describe a continuación:
Highest rate using Windows Media Player, en caso de que contemos con con el reproductor de WINDOWS
Highest rate using RealPlayer, en caso de que contemos con el
reproductor Real Placer Haremos clic en el botón Stream this recording

Cuando ingresamos por primera vez desde el computador, es necesario descargar un codec de video siguiendo los siguientes pasos:
1. Después de haber ingresado los datos que se solicitaron anteriormente, procederemos a descargar el software, que lo podemos encontrar en la parte inferior de la pagina, como a continuación se observa en la imagen.
2. Ahora procederemos ejecutar el archivo, daremos click como se observa en la imagen para ejecutar el archivo.
3. A continuación vamos a instalar el codian video decoder, para ello daremos
click en la opción NEXT.
4. Ahora, vamos a escoger la opciones señalas en la imagen, en done le daremos click en la parte de que se acepta la licencia y a continuación escoremos la opción NEXT
5. Por ultimo volveremos cerraremos nuestro navegador y volvemos a ingresar a la pagina del streaming Es importante que los anteriores pasos solo los vamos a realizar solo una vez, ya para la segunda vez que deseemos ingresar al video streming solo tendremos que ingresar el conference ID, Finalmente tendremos audio y video desde nuestro PC

PASOS A SEGUIR PARA UNA CONFERENCIA CON VARIOS SITIOS ATRAVEZ DEL VoIP

1. SE LEVANTA LA BOCINA Y SE MARCA LA EXTENCION CON LA QUE DESEA COMUNICARSE.

2. UNA VEZ LE CONTESTE SE PRESIONA LA TECLA DONDE DICE MAS


3. UNA VEZ HAYA PRESIONADO ESTA TECLA SE PRESIONA OTRO QUE DICE CONF.

4. DESPUES DE HABER HECHO ESTE PROCEDIMIENTO PASAMOS A MARCAR LA OTRA EXTENCION CON LA QUE VAMOS HACER LA CONFERENCIA.


5. UNA VEZ ESTA CONTESTE SE VUELVE APRESIONAR LA TECLA CONF.

6. Y YA PUEDES EMPEZAR HABLAR CON LAS DOS PERSONAS A LA VEZ.

CONEXIÓN DE IMPRESORA E IMPRESIÓN

CONEXIÓN DE IMPRESORA E IMPRESIÓN

PASO 1: Vamos por inicio, configuración, impresoras y faxes agregar impresoras seguimos el cuadro de dialogo respondiendo las preguntas, debemos tener a mano el driver de la impresora y esta debe estar encendida y conectada por el puerto usb o el puerto lpt1

Una vez configurada nos aparece el icono con la impresora disponible y activa, esto lo indica un chulo

Para imprimir desde cualquier aplicación (Word, Excel) vamos por la opción de imprimir

Y nos aparece el cuadro de dialogo el cual seguimos paso a paso hasta obtener la impresión en papel (ver imagen)

MESA DE AYUDA

EVIDENCIA MESA DE AYUDA

1. Ámbitos principales del contrato 060

1. Internet Banda Ancha
2. Contact Center
3. Hosting (Centro de Datos)
4. Conexión Lan
5. Mesa de Ayuda
6. Telefonía IP
7. Terminales de acceso (provee computadores portátiles)
8. Video Conferencias
9. Conexión wan
10. Soporte en Sitio

2. Concepto del nivel de servicio
Tiempos de respuesta que se han establecido dependiendo de la prioridad de las sedes. Estos tiempos de respuestas se pueden definir en: prioridad crítica, prioridad alta, prioridad media y prioridad baja.

ticket

Después de asignar un número de ticket, se sigue el correspondiente proceso de solución y cierre del incidente.

EVIDENCIA MESA DE AYUDA

1. Ámbitos principales del contrato 060

1. Internet Banda Ancha
2. Contact Center
3. Hosting (Centro de Datos)
4. Conexión Lan
5. Mesa de Ayuda
6. Telefonía IP
7. Terminales de acceso (provee computadores portátiles)
8. Video Conferencias
9. Conexión wan
10. Soporte en Sitio

2. Concepto del nivel de servicio
Tiempos de respuesta que se han establecido dependiendo de la prioridad de las sedes. Estos tiempos de respuestas se pueden definir en: prioridad crítica, prioridad alta, prioridad media y prioridad baja.

ticket

Después de asignar un número de ticket, se sigue el correspondiente proceso de solución y cierre del incidente.

PASOS DEL MANEJO DEL OUTLOOK

Outlook

Para enviar correo se utiliza el cliente Outlook, , a continuación se registra el envoi del correo a los compañeros.
Paso 1: al ingresar al cliente nos aparece una pantalla donde damos click en botón nuevo (Ver imagen)

Paso2: allí llenamos lo campos de destinatario, copia, y asunto tal como aparece en la imagen


Paso 3: para adjuntar un link, una vez lo hallamos encontrado en el navegador web lo copiamos y sobre el area de contenido del mensaje lo pegamos, el link deberá aparecer subrayado y en color azul (Ver imagen)
Paso 4: Para adjuntar un archivo damos click sobre el botón datos adjuntos (ver imagen)

Paso 5: nos aparece un cuadro de dialogo, en el cual llenamos los datos correspondientes (ver imagen), allí damos click en el botón examinar buscamos en nuestro pc el archivo a adjuntar lo seleccionamos en mi caso es un archivo de formato Word (guía de proyectos), damos click en adjuntar, deberá aparecer en la lista de archivos adjuntos actuales, y luego cerrar

Paso 6: a continuación observamos el pantallazo con links adjunto mas archivo adjunto



Paso 7: En este pantallazo se aprecie el mail enviado a los demás componentes del equipo



Creacion de grupos de correo
Paso 1: Estando en Outlook vamos por la opción contactos como se puede apreciar en el menú
Paso 2: nos aparece pantallazo asi donde llenamos y grabamos la información de nuestro contacto
Paso 3: para crear un grupo de correo estando en esta opción (Contactos) seleccionamos nuevo, opción lista de distribucion

Paso 4: agregamos todos las cuentas de los correos que deseamos pertenezcan al grupo a la lista, al final deben aparecer asi como en el pantallazo adjunto
Paso 5: para enviar correo a la lista de distribución, se siguen los mismos pasos solo que en destinatario se agrega la lista de distribución.
MANEJO DE LA AGENDA
Seleccionamos la opción calendario en el menú principal de Outlook asi:
Aparece un pantallazo con calendario que podemos configurar como diario, semanal, mensual asi:

Igual que en las otras opciones de Outlook por la opción nuevo se pueden agregar citas con fecha, hora de inicio, hora final, alarma tal como aparece en la imagen
En la imagen vemos creadas varias citas durante una semana.
Para la creación de tareas activamos la opción tareas en el menú principal, aquí la vemos en el pantallazo
Allí en la opción nuevo, tarea tenemos la oportunidad de crear nuevas tareas asignándoles fecha, hora inicio, hora fin, prioridad, alarma etc.
Quedando el pantallazo con algunas tareas asignadas asi:

CONEXIÓN DE IMPRESORA E IMPRESIÓN

CONEXIÓN DE IMPRESORA E IMPRESIÓN

PASO 1: Vamos por inicio, configuración, impresoras y faxes agregar impresoras seguimos el cuadro de dialogo respondiendo las preguntas, debemos tener a mano el driver de la impresora y esta debe estar encendida y conectada por el puerto usb o el puerto lpt1
Una vez configurada nos aparece el icono con la impresora disponible y activa, esto lo indica un chulo

Para imprimir desde cualquier aplicación (Word, Excel) vamos por la opción de imprimir

Y nos aparece el cuadro de dialogo el cual seguimos paso a paso hasta obtener la impresión en papel (ver imagen)